Rodzaje dokumentów kadrowych

Bardzo istotnym elementem rozwoju działalności gospodarczej jest zatrudnianie nowych pracowników. Dzięki temu firma jest w stanie zwiększyć swoją produkcję lub liczbę realizowanych zleceń o charakterze usługowym. Oczywiście zatrudnianie pracowników wiąże się z koniecznością spełnienia wielu wymagań. Niezwykle istotne jest również prowadzenie oraz archiwizacja dokumentów kadrowych różnego typu. Warto zwrócić uwagę na to jakie rodzaje dokumentów kadrowych są sporządzane w firmach.

Różne dokumenty kadrowe w firmowych archiwach

 

Każda firma ma obowiązek sporządzania i prowadzenia dokumentacji związanej z różnymi aspektami swojej działalności. Bardzo istotną sprawą jest prawidłowa archiwizacja dokumentów kadrowych potrzebnych nie tylko dla pracodawcy, ale również dla pracowników. Do grona takich dokumentów można zaliczać umowy o pracę i aneksy do nich, rozliczenia roczne PIT pracowników potrzebne do wysłania do Urzędu Skarbowego, itp. Bardzo istotne są również wnioski i decyzje o urlopach, których prawidłowa archiwizacja zapewni nie tylko porządek w papierach, ale pozwoli również określić ile dni urlopu pracownik wykorzystał oraz ile tych dni mu jeszcze zostało.

 

Oczywiście dokumentów kadrowych w firmach jest bardzo wiele i konieczne jest tworzenie osobnego działu obejmującego wyłącznie takie typy dokumentów. Dzięki temu można zapewnić sobie porządek oraz szybkie, wydajne i bezproblemowe załatwianie spraw kadrowych w firmie.

W tym dziale  Przydatność szkolenia z Excela

Nowoczesne archiwizowanie różnych typów dokumentów księgowych

 

W związku z bardzo szerokim zakresem dokumentów o charakterze księgowym, które są prowadzone w różnych firmach, należy zadbać o właściwe uporządkowanie i archiwizację takiej dokumentacji. Najpopularniejszą formą tworzenia takich archiwów było przechowywanie dokumentów w formie papierowej w segregatorach, jednak w przypadku dużych firm i dużych ilości pracowników, po pewnym czasie archiwa takie są ogromne, zajmują wiele miejsca i trudno znaleźć w nich konkretne dokumenty. Problemem jest też ryzyko zgubienia, zniszczenia czy też pogorszenia jakości konkretnych dokumentów.

 

W związku z powyższym bardzo dobrym pomysłem jest elektroniczna archiwizacja dokumentów kadrowych. Polskie przepisy pozwalają na przechowywanie dokumentacji w formie elektronicznej, takiej jak pliki PDF generowane razem z podpisem elektronicznym oraz w formie skanów dokumentów papierowych. Dokumenty takie nie zajmują fizycznie miejsca na półkach i w segregatorach. Oprócz tego znalezienie konkretnego dokumentu jest bardzo łatwe, ponieważ można używać różnych parametrów, takich jak nazwa, typ dokumentu, data utworzenia i dodania do archiwum, itp.

Utworzenie własnego systemu elektronicznej archiwizacji dokumentów kadrowych może być zadaniem czasochłonnym i kosztownym. O wiele lepszym rozwiązaniem jest skorzystanie z systemów oferowanych przez zewnętrzne firmy. Są one oparte o technologię w chmurze i umożliwiają tworzenie na bieżąco kopii zapasowych. W takich systemach bardzo istotnym atutem jest bezpieczeństwo danych. Koszt tych usług nie jest wygórowany nawet dla mniejszych firm.

W tym dziale  Czy przesyłki kurierskie są pewne?

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *