Rodzaje dokumentów kadrowych

Bardzo istotnym elementem rozwoju działalności gospodarczej jest zatrudnianie nowych pracowników. Dzięki temu firma jest w stanie zwiększyć swoją produkcję lub liczbę realizowanych zleceń o charakterze usługowym. Oczywiście zatrudnianie pracowników wiąże się z koniecznością spełnienia wielu wymagań. Niezwykle istotne jest również prowadzenie oraz archiwizacja dokumentów kadrowych różnego typu. Warto zwrócić uwagę na to jakie rodzaje dokumentów kadrowych są sporządzane w firmach.

Różne dokumenty kadrowe w firmowych archiwach

 

Każda firma ma obowiązek sporządzania i prowadzenia dokumentacji związanej z różnymi aspektami swojej działalności. Bardzo istotną sprawą jest prawidłowa archiwizacja dokumentów kadrowych potrzebnych nie tylko dla pracodawcy, ale również dla pracowników. Do grona takich dokumentów można zaliczać umowy o pracę i aneksy do nich, rozliczenia roczne PIT pracowników potrzebne do wysłania do Urzędu Skarbowego, itp. Bardzo istotne są również wnioski i decyzje o urlopach, których prawidłowa archiwizacja zapewni nie tylko porządek w papierach, ale pozwoli również określić ile dni urlopu pracownik wykorzystał oraz ile tych dni mu jeszcze zostało.

 

Oczywiście dokumentów kadrowych w firmach jest bardzo wiele i konieczne jest tworzenie osobnego działu obejmującego wyłącznie takie typy dokumentów. Dzięki temu można zapewnić sobie porządek oraz szybkie, wydajne i bezproblemowe załatwianie spraw kadrowych w firmie.

Nowoczesne archiwizowanie różnych typów dokumentów księgowych

 

W związku z bardzo szerokim zakresem dokumentów o charakterze księgowym, które są prowadzone w różnych firmach, należy zadbać o właściwe uporządkowanie i archiwizację takiej dokumentacji. Najpopularniejszą formą tworzenia takich archiwów było przechowywanie dokumentów w formie papierowej w segregatorach, jednak w przypadku dużych firm i dużych ilości pracowników, po pewnym czasie archiwa takie są ogromne, zajmują wiele miejsca i trudno znaleźć w nich konkretne dokumenty. Problemem jest też ryzyko zgubienia, zniszczenia czy też pogorszenia jakości konkretnych dokumentów.

 

W związku z powyższym bardzo dobrym pomysłem jest elektroniczna archiwizacja dokumentów kadrowych. Polskie przepisy pozwalają na przechowywanie dokumentacji w formie elektronicznej, takiej jak pliki PDF generowane razem z podpisem elektronicznym oraz w formie skanów dokumentów papierowych. Dokumenty takie nie zajmują fizycznie miejsca na półkach i w segregatorach. Oprócz tego znalezienie konkretnego dokumentu jest bardzo łatwe, ponieważ można używać różnych parametrów, takich jak nazwa, typ dokumentu, data utworzenia i dodania do archiwum, itp.

Utworzenie własnego systemu elektronicznej archiwizacji dokumentów kadrowych może być zadaniem czasochłonnym i kosztownym. O wiele lepszym rozwiązaniem jest skorzystanie z systemów oferowanych przez zewnętrzne firmy. Są one oparte o technologię w chmurze i umożliwiają tworzenie na bieżąco kopii zapasowych. W takich systemach bardzo istotnym atutem jest bezpieczeństwo danych. Koszt tych usług nie jest wygórowany nawet dla mniejszych firm.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *