Na czym polega archiwizacja dokumentów?

archiwizacja dokumentów

Archiwizacja dokumentów, mówiąc najprościej, to tworzenie, zabezpieczanie i klasyfikowanie zbiorów (dokumentów osobowych, finansowych, medycznych jak i wszelkiego rodzaju nośników elektronicznych), tak aby można było je przechować do czasu, aż nie będą już potrzebne.

Odpowiednio przygotowane, opisane i oznaczone przechowywane są zazwyczaj przez stworzony do tego celu zespół (dział) oraz pomieszczenia, gdzie można bezpiecznie przechowywać archiwizowane dokumenty i materiały.

Jakie obowiązują przepisy prawne?

W Polsce aktem prawnym regulującym pracę archiwów różnych instytucji jest Ustawa z dnia 14 lipca 1983 roku o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. Nr 38, poz. 173 z późn. zm.).

Ponadto wszystkie instytucje i organizacje (zwłaszcza państwowe i samorządowe) powinny mieć instrukcję kancelaryjną, która zazwyczaj zawiera zasady opisu dokumentów, tworzenia teczek aktowych oraz zasady przekazywania ich do archiwum.

Naturalnie istnieje jeszcze szereg ustaw oraz rozporządzeń poszczególnych ministerstw dotyczących archiwizacji dokumentacji, np. w bankach czy też dokumentacji medycznej. Więcej szczegółowych informacji można znaleźć na stronie opisującej proces archiwizacji dokumentów.

Jak archiwizować dokumenty?

Przede wszystkim należy zapoznać się z podstawowym podziałem dokumentów do archiwizacji, aby można było odpowiednio je oznakować. Dokumenty do archiwizacji oznacza się symbolami literowymi i cyfrowymi w następujący sposób:

A – materiały archiwalne, mające wartość historyczną, które nie zostaną nigdy zniszczone,
B – to praktycznie wszystkie inne materiały tzw. niearchiwalne, które po wykorzystaniu mogą zostać zniszczone Ze względu na długość przechowywania i ważność dzieli się je na podkategorie:

  • Bc – podkategoria ta obejmuje dokumenty, które po wykorzystaniu mogą zostać zutylizowane, najczęściej wystarczy do tego zwykła biurowa niszczarka,
  • B+cyfra arabska – podkategoria ta oznacza materiały, które po tym, jak minie ich czas przechowywania mogą być zniszczone (cyfra oznacza czas przechowywania z godny z przepisami),
  • BE+cyfra arabska – podkategoria ta oznacza dokumenty, które po upływie czasu ich przechowywania podlegają ekspertyzie (przeprowadza ja archiwum państwowe), która może zmienić ich kategorie (cyfra oznacza czas przechowywania).

Jak widać archiwizowanie dokumentów nie jest kwestią bardzo łatwą czy oczywistą, jednak odpowiednie zasady pozwalają nam uporać się z tym problemem. Kiedy już poznamy obowiązujący system, wszystko wyda się łatwiejsze i w gąszczu przepisów dostrzeżemy zasadność tworzenia archiwów.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *