Jak niszczyć dokumenty?

niszczenie dokumentów

Dokumenty, które są nieaktualne, minął czas ich przechowywania lub są niepotrzebne nazywa się niearchiwalnymi. Takie dokumenty mogą zostać zniszczone. W zależności od tego, jak wiele jest takich materiałów, stosuje się różne sposoby niszczenia.

Najłatwiej jest poddać je utylizacji za pomocą biurowej niszczarki, ale czy jest to bezpieczne i zgodne z przepisami?

Przepisy prawne określające procedury niszczenia dokumentów

W naszym kraju istnieje szereg przepisów regulujących te procedury, jednak najważniejsze w nich jest to, iż nakazują niszczenie materiałów w sposób uniemożliwiający ich odtworzenie.

Między innymi obowiązują następujące ustawy:

  • Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2011 r. Nr 123, poz. 698 z poz. zm.),
  • Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. Nr 133, poz. 883),
  • Ustawa z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. Nr 11, poz. 95),
  • Ustawa z dnia 27 kwietnia 2001 r. o odpadach (Dz. U. Nr 62, poz. 628 z późn. zm.).

Jak można niszczyć dokumenty?

Dokumenty można niszczyć samodzielnie w niszczarce biurowej (zwykłej lub specjalnie do tego przeznaczonej maszynie) lub też można zlecić to zadanie wyspecjalizowanej firmie (opis usługi dotyczącej profesjonalnego niszczenia dokumentów).

Niszczenie dokumentów nie polega jednak jedynie na pocięciu kartki. Trzeba to zrobić w sposób, który uniemożliwi ich odczytanie oraz w pomieszczeniu pozwalającym na kontrolę procedur, a także powinno być wykonane przez osoby zaufane i do tego przeszkolone.

Ponadto istnieje również tzw. norma DIN 32757 określająca wielkość i grubość powstających ścinków papierów uzależniona od klasy ich tajności (I i II klasę tajności – stanowią materiały ogólne i korespondencja; III klasa – to materiały poufne; IV klasę stanowią materiały tajne, a V klasę materiały ściśle tajne).

Z każdego niszczenia dokumentów sporządza się tzw. „protokół zniszczenia”.

W przypadku niszczenia dokumentów przez profesjonalną firmę ścinki papieru są prasowane i przewożone do papierni, gdzie wrzucane są do młyna wodnego.

Niszczenie dokumentów jest jak widać bardzo odpowiedzialnym procesem, dlatego najlepiej robić to systematycznie np. raz na kilka miesięcy, oczywiście w zależności od ilości materiałów.

Wydaje się ponadto, że ze względu na wiele przepisów, bezpieczeństwo ochrony danych oraz ze względów praktycznych bardziej opłacalne jest zlecanie niszczenia dokumentów specjalistycznym firmom. Przed dokonaniem takiego zlecenia trzeba jednak sprawdzić opinie o danej firmie oraz dowiedzieć się, czy ma ona odpowiednie pomieszczenia, a także, co ważne, wypracowane procedury postępowania podczas niszczenia dokumentacji. W trosce o ochronę środowiska warto zlecić niszczenie dokumentów firmie, dzięki której powstałe odpady będą ponownie wykorzystane np. do produkcji papieru.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *