Ewidencja czasu pracy

pracownik

Polskie prawo pracy nakazuje, by pracodawca prowadził ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Prawo pracy jasno określa, że ewidencja czasu pracy jest podstawą do sporządzania rozliczeń finansowych. Nieważne jest, ilu pracowników zatrudniamy – rozliczenie czasu pracy musi być sporządzone przed wypłatą wynagrodzeń. W czym jeszcze pomaga karta ewidencji czasu pracy? Jak ją prowadzić? Jaki program do ewidencji czasu pracy kupić?

Kto musi prowadzić kartę ewidencji czasu pracy? Jak powinna wyglądać karta?

Pracodawca musi prowadzić ewidencję czasu pracy zatrudnionych u siebie pracowników. Oprócz prowadzenia ewidencji, ważne jest również, aby czas pracy pracowników był ewidencjonowany oddzielnie dla każdego pracownika. Pracodawca zakłada i prowadzi odrębnie dla każdego pracownika kartę ewidencji czasu pracy w zakresie obejmującym pracę w poszczególnych dobach, pracę w niedziele i święta, pracę w porze nocnej, pracę w godzinach nadliczbowych, dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, dyżury, urlopy, zwolnienia od pracy, usprawiedliwione nieobecności w pracy oraz nieusprawiedliwione nieobecności w pracy. Nie ma określonego wzoru takiej karty, więc należy opracować go samodzielnie, ale trzeba zwrócić uwagę na to, by zawierała wszystkie niezbędne elementy i odzwierciedlała, przez jaki czas pracownik faktycznie wykonywał pracę w poszczególnych dobach. Należy do niej dołączyć wnioski o udzielanie czasu wolnego w zamian za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych. Do karty dodaje się także wszelkie wnioski o urlop czy zwolnienia lekarskie pracownika. Dzięki temu dokładanie możemy określić, ile godzin faktycznie przepracował.

Kiedy nie prowadzi się ewidencji czasu pracy?

Występuje grupa pracowników, dla której nie ewidencjonuje się godzin pracy, a są to pracownicy objęci systemem zadaniowego czasu pracy. W ich przypadku podstawą obliczania wynagrodzenia nie są przepracowane godziny, a rozliczenie się z wypełniania zleconych przez pracodawcę zadań. W takim przypadku po prostu uwzględnia się dni, w których pracownik nie wykonywał pracy, na przykład w czasie urlopu, zwolnienia lekarskiego, usprawiedliwionych lub nieusprawiedliwionych nieobecności. Nie prowadzi się także ewidencji czasu pracy pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz pracowników otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej.

Czy można korzystać z programu kadrowo-płacowego chcąc prowadzić ewidencję czasu pracowników?

W przypadku braku wyraźnej dyrektywy ustawodawcy należy uznać, że dokumentacja pracownicza może być prowadzona w dowolnej formie. W związku z tym, może ona mieć zarówno charakter pisemny, jak i elektroniczny. Oznacza to, że można korzystać z programu kadrowo-płacowego. Dobre oprogramowanie pozwala firmom usprawnić procesy kadrowo-płacowe związane przede wszystkim z prowadzeniem dokumentacji pracowniczej, wyliczaniem listy płac, tworzeniem rachunków do umów cywilnoprawnych, generowaniem deklaracji oraz ich wysyłaniem bezpośrednio do Urzędu Skarbowego, a także ewidencją czasu pracy. Związane z ewidencją dokumenty trzeba przechowywać, że okres przechowywania danych to 3 lata – tyle wynosi okres dochodzenia roszczeń pracowniczych. Pracodawca, który nie prowadzi ewidencji łamie prawa pracowników, za co Inspektorat Pracy może nałożyć karę grzywny nawet do 30 tysięcy złotych. Danych nie można fałszować, gdyż może to być zakwalifikowane jako przestępstwo zagrożone karą pozbawienia wolności lub grzywną. Jeśli inspektor udowodni, że w danej firmie ewidencja czasu pracy nie była prowadzona wcale, została uzupełniona w ostatniej chwili lub została sfałszowana – może wystąpić z wnioskiem do prokuratury o podejrzenie popełnienia przestępstwa.

Narzędzia informatyczne do prowadzenia ewidencji czasu pracy

Programy do monitorowania ewidencji czasu pracy służą do szybkiej i łatwej rejestracji czasu pracy pracowników, wykonywanych zadań, rozliczania delegacji, urlopów oraz nadgodzin. Dobrej jakości programy na bieżąco informują przełożonych o obecności pracowników na miejscu, a także wyjazdach i urlopach. Każdy pracownik ma własne konto, na którym samodzielnie dokonuje rejestracji czasu pracy w dozwolonym zakresie i zgodnie z kodeksem pracy. Program sporządza szczegółowe raporty czasu pracy, urlopów, nadgodzin, delegacji i obecności. Pracownicy mogą rejestrować swój czas pracy na jednym, wydzielonym do tego celu komputerze lub logować się na swoje konta poprzez sieć, z własnych komputerów.

Brak realizacji obowiązku prowadzenia ewidencji czasu pracownika może skutkować nałożeniem kary grzywny na pracodawcę. Zadbajmy o poprawność ich tworzenia, a chcąc uprościć pracę, kupmy program kadrowo-płacowy.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *